Deu quilòmetres d'expedients al soterrani de l'edifici de la Generalitat a Girona

La nova seu del Govern disposa d'un arxiu administratiu totalment informatitzat

El soterrani de l'edifici de la Generalitat a Girona és un espai ocupat per desenes de passadissos on s'acumulen fins a deu quilòmetres lineals d'expedients. És l'anomenat arxiu administratiu, que guarda tots els documents que tenen a veure amb la gestió del Govern a les comarques gironines.

En total, més de 2,6 milions d'expedients, des de sancions de trànsit, tramitacions urbanístiques, documentació sobre adopcions o creació d'empreses, entre d'altres. L'arxiu està totalment informatitzat i es garanteix que en menys de deu minuts qualsevol treballador o ciutadà pot tenir el document que necessiti. Només els treballadors hi tenen accés per garantir la seguretat i confidencialitat de la informació.

Girona compta des del 1992 amb un arxiu administratiu propi però els documents estaven dispersos ja que els diferents departaments estaven repartits en diferents edificis arreu de la ciutat. El 2010, amb la unificació dels diferents departaments de la Generalitat a Girona en un únic espai a l'antic hospital Santa Caterina, es va poder donar un pas endavant en la gestió documental.

Des de llavors, tots els documents estan unificats i s'arxiven a la planta -1 de la nova seu del Govern. Una única unitat especialitzada treballa en el control de la documentació, la registra en un programa informàtic i s'encarrega del seu control i conservació.

Al soterrani d'aquest edifici -l'antic hospital Santa Caterina- hi ha desenes de passadissos que guarden documentació administrativa diversa. L'espai està protegit i l'accés només està permès als vuit treballadors que té la unitat. A més, els expedients es guarden a una temperatura i humitat concretes per garantir-ne la conservació. 

Les parets dels passadissos es mouen només prement un botó i els treballadors poden saber des de l'ordinador en quin passadís es troba aquell expedient que algú ha demanat, ja sigui un treballador de la casa com un ciutadà que necessita qualsevol paper. 

Oficines sense papers

Aquesta nova manera de gestionar la informació permet també acabar amb aquella imatge d'oficines plenes de piles de papers i carpetes. Segons explica la cap del servei, Maria Àngels Adroer, qualsevol treballador que necessita un expedient els ho demana i els garanteixen que en menys de 10 minuts el tenen sobre la taula. 

El mateix passa amb les consultes ciutadanes. Adroer ha justificat que aquesta nova manera de fer permet tenir un accés més directe per al ciutadà ja que qualsevol persona pot anar a l'Oficina d'Atenció al Ciutadà i demanar aquell arxiu que li calgui. "Treballem per fer administració més accessible, creiem que ha de ser transparent i que tothom ha de poder consultar documentació", ha justificat. 

Les xifres de l'arxiu

Hi ha diverses xifres que expliquen la magnitud d'aquest arxiu. Per exemple, si situéssim tots els documents de manera lineal ocuparien fins a deu quilòmetres. Actualment, al soterrani de l'edifici s'emmagatzemen més de 2,6 milions d'arxius, així com també un fons bibliogràfic, documents sonors (com les rodes de premsa) i fons d'imatges, sobretot d'actes institucionals. 

Durant el 2013, es van ingressar 96.745 nous expedients i, de mitjana diària, hi va haver un centenar de peticions i retorns de documents. 

Arxius administratius versus arxius històrics

Alguns dels arxius que es custodien al soterrani de l'edifici estan "vius", és a dir, encara s'estan tramitant. Passa sovint amb documentació urbanística i també d'altres àrees. Segons ha explicat Adroer, un cop els documents ja han finalitzat la seva tramitació es conserven a l'arxiu administratiu un màxim de 15 anys. A tots ells se'ls aplica un calendari d'avaluació per determinar si els documents tenen valor o, passats aquests 15 anys, cal eliminar-los.
Aquells arxius es conserven passats aquests 15 anys es consideren històrics i, per tant, s'han de traslladar a l'arxiu provincial situat a l'edifici de Sant Josep. Segons ha explicat Adroer, des de fa anys aquest arxiu -que és propietat de l'Estat-està col·lapsat i no poden poden derivar-hi més documents. Per això, hi ha diverses carpetes que, tot i haver de passar a l'Arxiu Històric de Girona, continuen al soterrani de la Generalitat. De fet, durant el 2013 només van entrar a l'arxiu estatal 50 metres lineals de documents.

L'Estat havia projectat anys enrere un nou edifici per a l'arxiu a una parcel·la de Fontajau, un projecte que amb l'arribada de la crisi va quedar enterrat.